Le prove nella causa di lavoro: testimoni, chat, registrazioni, dati

In breve

Onere: il lavoratore prova le sue pretese; il datore la giustificazione del licenziamento.
Tutte le prove nel ricorso: testimoni e documenti vanno indicati subito.
Il giudice può disporre prove d'ufficio e l'accesso sul luogo di lavoro.
Chat ed email valgono se non disconosciute; registrazioni ammesse per difendersi.
Dati del datore: diritto di accesso e richiesta di esibizione.

Chi prova che cosa

Chi fa valere un diritto deve provare i fatti che ne sono il fondamento, chi eccepisce che il diritto si è estinto o modificato deve provare i fatti dell'eccezione (art. 2697 c.c.): il lavoratore prova, per esempio, gli straordinari, le mansioni superiori o il demansionamento, mentre nel licenziamento l'onere di provare la giusta causa o il giustificato motivo spetta al datore (art. 5 L. 604/1966). Il ricorso deve indicare specificamente i mezzi di prova e i documenti (art. 414, n. 5, c.p.c.): testimoni e documenti non indicati subito rischiano di non poter essere più ammessi (si veda la pagina sul rito del lavoro).

Art. 421, c. 2, c.p.c. (estratto)

«Può altresì disporre d'ufficio in qualsiasi momento l'ammissione di ogni mezzo di prova, anche fuori dei limiti stabiliti dal codice civile, ad eccezione del giuramento decisorio, nonché la richiesta di informazioni e osservazioni, sia scritte che orali, alle associazioni sindacali indicate dalle parti.»

Il giudice può inoltre disporre l'accesso sul luogo di lavoro, sentire i testimoni sul posto e interrogare liberamente anche le persone che non potrebbero testimoniare (art. 421, c. 3-4). I colleghi possono essere testimoni; il timore di ritorsioni non li esonera, ma il giudice ne valuta l'attendibilità.

Chat, registrazioni e dati

Prova	Valore	Fonte
Chat, email, foto, screenshot	Piena prova se non disconosciuti	Art. 2712 c.c.
Registrazione di una conversazione a cui si partecipa	Utilizzabile se serve alla difesa dei propri diritti, entro pertinenza e necessità	Cass. 11322/2018, 28398/2022, 17715/2024
Dati di badge, sistemi e posta aziendale	Accesso ai propri dati; esibizione ordinata dal giudice	Art. 15 Reg. UE 2016/679; art. 421 c.p.c.
Buste paga e documenti di lavoro	Prove documentali da allegare al ricorso	Art. 414 c.p.c.

Per l'uso da parte del datore dei dati raccolti con strumenti di controllo si veda la pagina sui controlli a distanza; per le cause più frequenti le pagine sugli straordinari non pagati, sul mobbing e sul demansionamento.

Conservare buste paga, contratti, messaggi, email e turni.
Annotare date, orari e nomi dei colleghi presenti ai fatti.
Chiedere al datore l'accesso ai propri dati personali.
Indicare nel ricorso tutti i testimoni e i documenti.
Chiedere al giudice l'esibizione dei documenti in mano al datore.

Domande frequenti

Posso registrare di nascosto una conversazione con i colleghi o con il capo?

Secondo la Cassazione la registrazione di conversazioni sul luogo di lavoro all'insaputa dei presenti, fatta da chi vi partecipa per tutelare i propri diritti in un giudizio, è utilizzabile come prova e non costituisce di per sé un illecito disciplinare, purché sia pertinente alla difesa e non vada oltre quanto necessario (Cass. 11322/2018, 28398/2022, 17715/2024). Diffondere le registrazioni fuori dal processo è un'altra cosa.

Le chat di WhatsApp valgono come prova?

Sì: le riproduzioni informatiche, come gli screenshot o l'esportazione delle chat, fanno piena prova dei fatti rappresentati se la controparte non ne disconosce la conformità (art. 2712 c.c.). Se c'è disconoscimento, il giudice le valuta insieme alle altre prove, e può essere utile produrre il dispositivo o una copia forense.

Chi deve provare che il licenziamento era giustificato?

Il datore di lavoro: l'onere di provare la giusta causa o il giustificato motivo spetta a lui (art. 5 L. 604/1966). Il lavoratore deve invece provare i fatti su cui fonda le proprie pretese, come gli straordinari o le mansioni superiori svolte (art. 2697 c.c.).

Come ottengo i dati sui badge e sui miei orari che ha il datore?

Puoi esercitare il diritto di accesso ai tuoi dati personali, chiedendo al datore conferma del trattamento e copia dei dati (art. 15 del Regolamento UE 2016/679). In causa puoi anche chiedere al giudice di ordinarne l'esibizione, e il giudice del lavoro può disporre d'ufficio ogni mezzo di prova (art. 421 c.p.c.).

Fonti normative

I testi sono quelli vigenti su normattiva.it alla data di verifica della pagina.

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