Controlli a distanza, telecamere, GPS, email: che cosa può fare il datore

La regola: finalità legittima e procedura

Lo Statuto dei lavoratori, riscritto nel 2015, non vieta i controlli ma li incanala. Il controllo dell'attività lavorativa non può essere lo scopo: telecamere, geolocalizzazione dei veicoli, software che registrano l'attività e sistemi simili si possono usare solo per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro o per proteggere il patrimonio aziendale, e solo dopo un accordo con la RSU o le RSA. Le imprese con unità in più province o regioni possono firmare l'accordo con i sindacati comparativamente più rappresentativi a livello nazionale. Se l'accordo non si raggiunge o in azienda non ci sono rappresentanze, si chiede l'autorizzazione all'Ispettorato del lavoro, alla sede territoriale o, per le imprese con unità in più territori, alla sede centrale.

Informativa e uso disciplinare dei dati

Che si tratti di impianti autorizzati o di strumenti di lavoro, i dati raccolti si possono usare per tutti i fini del rapporto, anche per contestare un addebito, solo se il lavoratore ha ricevuto un'adeguata informazione sulle modalità d'uso degli strumenti e sui controlli, e nel rispetto della normativa privacy (art. 4, c. 3). In pratica servono: un regolamento sull'uso di pc, internet, posta e telefoni; l'informativa privacy prevista dal GDPR; una valutazione d'impatto quando il trattamento è sistematico; tempi di conservazione limitati. L'art. 8 dello Statuto vieta in ogni caso indagini sulle opinioni politiche, religiose o sindacali e su fatti non rilevanti per valutare l'attitudine professionale. Le regole su posta elettronica, metadati, chat e social, dal punto di vista del lavoratore, sono approfondite nella pagina sulla privacy del lavoratore.

I controlli difensivi

Quando il datore sospetta un furto, una frode o un altro illecito, può svolgere controlli mirati anche fuori dalla procedura dell'art. 4, ma alle condizioni fissate dalla Cassazione: deve esserci un fondato sospetto di un illecito specifico, il controllo deve bilanciare le esigenze dell'azienda con la dignità e la riservatezza del lavoratore, e può riguardare solo i dati raccolti dopo l'insorgere del sospetto (Cass. 25732/2021). La Corte europea dei diritti dell'uomo richiede che il lavoratore sia informato in anticipo della possibilità di controlli sulle comunicazioni (Bărbulescu c. Romania, 2017) e ha ammesso riprese nascoste solo in presenza di sospetti ragionevoli di gravi irregolarità e per un tempo limitato (López Ribalda c. Spagna, 2019). La sorveglianza generalizzata e preventiva resta vietata.

Che cosa si rischia

La violazione dell'art. 4, c. 1, è un reato: si applicano l'ammenda o l'arresto da quindici giorni a un anno, congiunti nei casi più gravi (art. 171 Codice privacy e art. 38 St. lav.). Il Garante privacy può irrogare le sanzioni del GDPR, spiegate nella pagina sulle sanzioni GDPR. Le informazioni raccolte in violazione delle regole non possono fondare una contestazione disciplinare né un licenziamento, e il lavoratore può chiedere il risarcimento; i sindacati possono agire per condotta antisindacale (art. 28 St. lav.).

1. Individuare la finalità: organizzazione, sicurezza o patrimonio, mai il controllo della prestazione in sé.
2. Accordo o autorizzazione prima di installare impianti che consentono il controllo.
3. Scrivere il regolamento sull'uso degli strumenti e consegnare l'informativa.
4. Limitare i dati: minimi, conservati per poco, accessibili a poche persone.
5. In caso di sospetto, controlli mirati, documentati e proporzionati, con l'aiuto di un legale.

Le regole sulle telecamere in negozi, condomini e case sono nella pagina sulla videosorveglianza; i controlli sul lavoro da remoto in quella sullo smart working.