In breve
- Termine: almeno 5 giorni dalla consegna della contestazione (più se lo prevede il contratto collettivo); la risposta vale dalla data di invio.
- Come: per iscritto, chiedendo di essere sentito, o entrambi; se chiede l'audizione nei termini, il datore deve sentirla.
- Chi la assiste: un rappresentante sindacale; l'avvocato non è un diritto nell'audizione, ma può preparare la risposta.
- Documenti: si possono chiedere quelli necessari alla difesa, indicando perché servono.
- Sanzioni: rimprovero, multa fino a 4 ore, sospensione fino a 10 giorni, licenziamento; le conservative si impugnano anche con il collegio di conciliazione entro 20 giorni.
Leggere la lettera prima di rispondere
«Il datore di lavoro non può adottare alcun provvedimento disciplinare nei confronti del lavoratore senza avergli preventivamente contestato l'addebito e senza averlo sentito a sua difesa. Il lavoratore potrà farsi assistere da un rappresentante dell'associazione sindacale cui aderisce o conferisce mandato. [...] In ogni caso, i provvedimenti disciplinari più gravi del rimprovero verbale, non possono essere applicati prima che siano trascorsi cinque giorni dalla contestazione per iscritto del fatto che vi ha dato causa.»
La contestazione deve descrivere fatti precisi, con le circostanze di tempo e di luogo che permettono di difendersi: una lettera che parla genericamente di «comportamenti scorretti» o di «ripetute negligenze» senza indicarli è già un vizio da far valere. Deve essere tempestiva rispetto a quando il datore ha conosciuto i fatti, perché il ritardo lede il diritto di difesa e fa pensare che il datore li abbia tollerati: le Sezioni Unite (sent. 30985/2017) hanno stabilito che, nel regime dell'art. 18, la contestazione tardiva porta a una tutela indennitaria. E fissa i confini del procedimento, perché la sanzione non può poi fondarsi su fatti diversi da quelli contestati. Controlli anche il contratto collettivo applicato: spesso prevede termini più lunghi dei cinque giorni, forme particolari o la possibilità di farsi assistere da altri soggetti, e le sue regole si aggiungono a quelle di legge.
Scritto, audizione o entrambi
La difesa può essere scritta, orale o tutte e due. Le giustificazioni scritte vanno inviate entro il termine, che per la Cassazione si rispetta con l'invio e non con la ricezione da parte del datore (Cass. 32607/2018 e ord. 2066/2025). L'audizione va chiesta espressamente, anche nella stessa lettera di giustificazioni: se la richiesta è chiara e tempestiva, il datore non può decidere senza averla sentita (Cass. ord. 2066/2025). All'audizione può farsi assistere da un rappresentante del sindacato a cui è iscritto o a cui conferisce mandato; l'assistenza dell'avvocato non è invece prevista dalla legge, e il datore può rifiutarla salvo che il contratto collettivo la consenta (Cass. 5305/2016 e 26023/2009), fermo restando che una richiesta di audizione con l'avvocato non lo esonera dal convocarla (Cass. 26023/2009). Il datore non è obbligato a consegnare in via generale i documenti aziendali sui fatti contestati, ma deve offrirli in consultazione quando il loro esame è necessario per difendersi, e spetta al lavoratore indicare quali e perché (Cass. 15966/2017).
Che cosa scrivere e che cosa evitare
| Da fare | Da evitare |
|---|---|
| Rispondere punto per punto ai fatti contestati, con date e circostanze | Ammettere o raccontare fatti che non sono stati contestati |
| Indicare testimoni, messaggi, documenti, turni e ordini ricevuti che smentiscono o spiegano l'addebito | Accusare colleghi o superiori senza prove, o usare toni offensivi: la lettera resta agli atti |
| Spiegare il contesto: carichi di lavoro, istruzioni ricevute, malattia, problemi familiari, prassi tollerate | Scrivere di getto il giorno stesso: meglio una bozza riletta, anche con il sindacato o un avvocato |
| Eccepire i vizi della contestazione: genericità, ritardo, mancata affissione del codice disciplinare quando serve | Lasciar scadere il termine senza risposta |
| Chiedere l'audizione e i documenti necessari, motivando la richiesta | Inviare senza prova: usare PEC, raccomandata o consegna a mano con firma di ricevuta |
Anche quando il fatto è vero, la risposta serve: la sanzione deve essere proporzionata alla gravità dell'infrazione (art. 2106 c.c.), e la proporzionalità si misura sull'intenzionalità, sul danno, sui precedenti, sull'anzianità e sulle circostanze, cioè proprio sugli elementi che solo il lavoratore può portare. Una risposta misurata, che riconosce l'errore dove c'è e lo inquadra, spesso fa la differenza tra un rimprovero e una sospensione, o tra una sospensione e un licenziamento.
Le sanzioni possibili e come si impugnano
Le sanzioni conservative sono il rimprovero verbale, il rimprovero scritto, la multa fino a quattro ore di retribuzione base e la sospensione dal servizio e dalla retribuzione fino a dieci giorni; quelle espulsive sono il licenziamento per giustificato motivo soggettivo, con preavviso, e per giusta causa, senza preavviso. Contro una sanzione conservativa si può promuovere, entro venti giorni, anche tramite il sindacato, un collegio di conciliazione e arbitrato presso l'ispettorato del lavoro, e nel frattempo la sanzione resta sospesa; in alternativa si agisce davanti al giudice del lavoro. Il licenziamento va impugnato entro sessanta giorni con qualsiasi atto scritto e poi portato davanti al giudice entro i successivi centottanta. Trascorsi due anni dall'applicazione, le sanzioni non possono più essere considerate ad alcun effetto, per esempio per la recidiva. Nel pubblico impiego il procedimento segue regole proprie (art. 55-bis D.Lgs. 165/2001), con termini e un preavviso per l'audizione diversi, spiegati nella pagina sul pubblico impiego.
- Annotare la data di consegna della lettera e calcolare il termine, verificando se il contratto collettivo ne prevede uno più lungo.
- Raccogliere subito le prove: messaggi, email, turni, nomi dei testimoni.
- Chiedere i documenti necessari, spiegando perché servono alla difesa.
- Scrivere le giustificazioni e chiedere nello stesso atto di essere sentito, con l'assistenza del sindacato.
- Inviare con prova entro il termine e conservare tutto per l'eventuale impugnazione.
Il procedimento visto dal lato delle regole e dei vizi è nella pagina sul licenziamento disciplinare; le due forme di licenziamento per colpa nelle pagine sulla giusta causa e sul giustificato motivo soggettivo; i termini per contestare il licenziamento nella pagina sull'impugnazione in 60 giorni.
Domande frequenti
I cinque giorni si contano da quando il datore riceve la mia risposta?
Posso andare all'audizione con il mio avvocato?
Ho già mandato le giustificazioni scritte: posso chiedere anche di essere sentito?
Se non rispondo, è come ammettere?
Fonti normative
- Art. 7 L. 300/1970 — Sanzioni disciplinari
- Art. 2106 c.c. — Sanzioni disciplinari
- Art. 55-bis D.Lgs. 165/2001 — Procedimento disciplinare nel pubblico impiego
I testi sono quelli vigenti su normattiva.it alla data di verifica della pagina.
Da leggere insieme
- LicenziamentoIl licenziamento disciplinare: contestazione, difese, terminiIl licenziamento disciplinare (art. 7 Statuto): contestazione specifica e tempestiva, 5 giorni per le difese, audizione, proporzionalità, impugnazione in 60 giorni.
- LicenziamentoIl licenziamento per giusta causaDefinizione e casi tipici, differenza con il giustificato motivo soggettivo, contestazione e 5 giorni, impugnazione in 60+180 giorni, reintegra o indennità, NASpI.
- LicenziamentoIl licenziamento per giustificato motivo soggettivoNotevole inadempimento con preavviso (art. 3 L. 604/1966), procedura dell'art. 7 St. lav. e proporzionalità; reintegrazione o indennità secondo il regime.
- LicenziamentoImpugnare il licenziamento: sessanta giorni, poi centottantaI due termini di decadenza, la forma dell'impugnazione, gli altri atti soggetti agli stessi termini, il processo, l'onere della prova, i costi e i tempi.
- Pubblico impiegoIl rapporto di lavoro nella pubblica amministrazione: le differenze con il privatoD.Lgs. 165/2001: giudice del lavoro (63), concorsi al TAR, reintegrazione con massimo 24 mensilità, licenziamento tipizzato (55-quater), niente conversione dei precari.
- LicenziamentoAssenza ingiustificata e dimissioni «per fatti concludenti»Licenziamento disciplinare con l'art. 7 St. lav. oppure, dopo 15 giorni di assenza, risoluzione senza NASpI (art. 26 c. 7-bis D.Lgs. 151/2015): Ispettorato e difese.