L'accesso agli atti amministrativi e l'accesso civico

L'accesso documentale: chi, che cosa, come

La legge 241/1990 riconosce il diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti amministrativi a «tutti i soggetti privati […] che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento» (art. 22). È l'accesso di chi ha un problema specifico: il partecipante a un concorso o a una gara, il destinatario di un provvedimento, il vicino della pratica edilizia, il contribuente rispetto agli atti del proprio accertamento, il cittadino rispetto al fascicolo che lo riguarda. Non è ammesso per un controllo generalizzato sull'operato dell'amministrazione (per quello c'è l'accesso civico) e non riguarda le informazioni non contenute in documenti. La richiesta deve essere motivata e rivolta all'amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente (art. 25), anche per PEC, indicando i documenti o gli elementi che consentano di individuarli; se l'amministrazione individua controinteressati (persone i cui dati sono nei documenti), deve avvisarli e questi hanno dieci giorni per opporsi (d.P.R. 184/2006). L'accesso può essere informale (a voce, allo sportello) quando non ci sono controinteressati, e diventa formale negli altri casi.

I limiti

L'art. 24 esclude dall'accesso i documenti coperti da segreto di Stato e dalle altre esclusioni di legge, gli atti dei procedimenti tributari e di quelli normativi e di pianificazione generale, e consente ai regolamenti di sottrarre i documenti la cui conoscenza pregiudicherebbe la sicurezza, le relazioni internazionali, la politica monetaria, l'ordine pubblico, le indagini, la riservatezza di terzi (dati personali, salute, vita sessuale, segreti commerciali). La regola di chiusura è però favorevole all'accesso: deve comunque essere garantito ai richiedenti l'accesso ai documenti «la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici», e per i dati sensibili e giudiziari «nei limiti in cui sia strettamente indispensabile» (art. 24, comma 7). L'amministrazione può differire l'accesso quando l'esibizione immediata ostacolerebbe l'azione amministrativa (per esempio durante una gara) e deve sempre motivare il rifiuto, il differimento e la limitazione.

Se non rispondono o dicono no

Il silenzio per trenta giorni vale come rigetto: da quel momento, come dal diniego espresso, decorrono trenta giorni per il ricorso al TAR con il rito speciale dell'art. 116 c.p.a., camerale e rapido, con contributo unificato di 300 euro, nel quale le parti possono stare in giudizio personalmente in primo grado; il TAR, se accoglie, ordina l'esibizione dei documenti entro un termine, e la sentenza è eseguibile con l'ottemperanza. In alternativa, nello stesso termine, ci si può rivolgere al difensore civico (per gli atti di comuni, province e regioni) o alla Commissione per l'accesso presso la Presidenza del Consiglio (per gli atti dello Stato): se ritengono illegittimo il diniego lo comunicano all'amministrazione, che ha trenta giorni per confermare con provvedimento motivato, altrimenti l'accesso è consentito; il termine per il TAR decorre dall'esito. Se l'accesso è chiesto per difendersi in un giudizio già pendente, il giudice di quel processo può ordinare l'esibizione (art. 116, comma 2, c.p.a.).

L'accesso civico: semplice e generalizzato

Il d.lgs. 33/2013 aggiunge due strumenti che non richiedono alcun interesse. L'accesso civico semplice (art. 5, comma 1) consente a chiunque di chiedere i documenti, i dati e le informazioni che l'amministrazione avrebbe dovuto pubblicare nella sezione «Amministrazione trasparente» e non ha pubblicato. L'accesso civico generalizzato (art. 5, comma 2, il FOIA italiano) consente a chiunque di accedere a dati e documenti ulteriori, «allo scopo di favorire forme diffuse di controllo», senza motivazione, con istanza anche telematica a uno degli uffici indicati; l'amministrazione risponde entro trenta giorni, avvisa i controinteressati (che hanno dieci giorni per opporsi, con sospensione del termine) e può rifiutare solo per i limiti dell'art. 5-bis: sicurezza, difesa, relazioni internazionali, politica economica, indagini, attività ispettive, e i pregiudizi concreti alla protezione dei dati personali, alla libertà e segretezza della corrispondenza, agli interessi economici e commerciali, con l'onere di motivare il pregiudizio e di consentire l'accesso parziale. Contro il diniego o il silenzio si chiede il riesame al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, che decide in venti giorni (sentito il Garante privacy se il rifiuto riguarda dati personali), e poi si ricorre al TAR con il rito dell'art. 116; per gli enti locali è possibile anche il ricorso al difensore civico. Le linee guida ANAC e le circolari della Funzione pubblica orientano i casi dubbi. Nella pratica le due forme di accesso si possono cumulare nella stessa istanza, ed è utile indicarle entrambe: quello documentale è più forte quando c'è un interesse difensivo, quello civico quando l'interesse manca ma il documento non tocca dati riservati.

Casi frequenti

Gli elaborati del concorso propri e dei vincitori, con i verbali e i criteri; gli atti di gara, con le regole speciali del codice degli appalti sull'accesso in piattaforma e sui segreti tecnici; i titoli edilizi del vicino; i verbali degli accertamenti da cui nasce una sanzione; le relazioni dei servizi sociali (con i limiti a tutela dei minori); le cartelle cliniche (che seguono anche il regolamento privacy); i tabulati e gli atti dei procedimenti disciplinari; i documenti di una pratica di cittadinanza o di permesso di soggiorno. Per i propri dati personali trattati da un ente esiste inoltre il diritto di accesso dell'art. 15 del GDPR, con tempi di un mese e un rimedio davanti al Garante: la pagina sui diritti GDPR lo descrive.